Comment gérer sa boîte mail correctement

Comment gérer sa boîte mail correctement

Aujourd’hui je te donnes quelques conseils pour gérer sa boîte mail correctement.

Ça peut paraître bête mais j’ai appris à gérer ma boîte mail lorsque j’étais salariée ! Aujourd’hui, indépendante, je garde la même structure. Je te montres ça.

Gérer sa boîte mail en classant

J’ai de nombreux dossier et sous-dossier dans ma boîte mail. J’essaie de faire le plus simple possible pour retrouver rapidement les choses si besoin (même si la barre de recherche aide beaucoup !).

Je garde dans la boîte de réception tous les mails non traités. Dès que c’est fait, si c’est important et que je dois garder absolument, je lui donne un libellé et le déplace vers le bon dossier, sinon je supprime.

Il faut éviter de garder inutilement les mails, ça prend de la place et surtout de l’énergie ! Je t’invite à lire cet article que j’ai trouvé très bien et qui parle de l’empreinte carbone des mails.

Gérer sa boîte mail

Dois-je laisser ma boîte mail ouverte ?

Ça je trouve que c’est vraiment propre à chacune. Certaines la ferme et « s’autorise » à la regarder 3 fois par jour uniquement. Le tout dans un but de non stress, de se concentrer sur son travail ou gagner du temps. Personnellement, elle est ouverte en permanence, mais je dirais que c’est propre à chacune. Certaines trouvent cela frustrant ou nuisible d’avoir la boîte mail ouverte constamment.

Moi j’ai deux mesures, j’ai deux boîtes d’ouvertes : ma perso et ma pro. J’ai pour crédo de répondre rapidement à mes clients lorsque je reçois un mail, je fonctionne beaucoup par mail donc je ne conçois pas de répondre aux mails clients 3h après. Enfin je fais mon possible quoi…
Mon navigateur web est ainsi disposé pour m’éviter d’ouvrir ma boîte mail à chaque fois, pour être efficace donc, mais personnellement, ça ne m’apporte pas de stress ou autre, c’est pourquoi je continue ainsi.
Donc si je travaille et qu’un mail perso arrive, je ne regarde pas de suite. Je regarderais les mails reçus seulement quand je pourrais. Si c’est un mail pro, je regarde de suite et à moi de voir si j’y réponds immédiatement ou si ça peut attendre que je termine ce que je fais.

En revanche, lorsque j’ai tout éteint et que je reçois les mails sur mon portable, je regarde, mais surtout je ne réponds pas (mails pro). Pareil pour le dimanche, ça peut attendre le lundi.

Libre à toi de t’organiser comme tu le souhaites à ce niveau. Tu peux aussi programmer l’arrivée de tes mails, je sais que dans la messagerie gmail, tu peux relever ta boîte mails automatiquement toutes les 10 minutes, toutes les heures etc. Moi c’est chaque minute ou instantané, je ne sais plus… oui c’est pas bien.

Comment je traite mes mails

Bon en tant qu’indépendante, je reçois beaucoup moins de mails que lorsque j’étais salariée. Pour rappel, j’étais assistante commerciale dans un centre de vacances/classes découvertes équestre, donc beaucoup de mails chaque jour…

À ce moment-là, je traitais les mails par ordre de priorité, rien d’extraordinaire là. Juste que je répondais à TOUS les mails sans exception. Ça c’est mon mini coup de gueule contre tous les professionnels, car maintenant c’est sans exception, les gens répondent uniquement s’ils ont envies. C’est comme les annonces sur Le Bon coin, lorsque la personne a vendu, « bah c’est vendu, je vais pas répondre ! », bah si, moi je suis pas voyante hein !
Pour moi, il n’y a rien de pire de ne pas recevoir de réponse venant d’un professionnel.

Gérer sa boîte mail

Faire un tri régulier

Gérer sa boîte mail c’est aussi ne pas attendre d’atteindre la limite max de stockage pour faire du tri, ou pire rajouter de la barre de stockage !
Faire un tri ne fait pas de mal et permet aussi de tourner la page sur certaines choses.

Je prends aussi le temps de me désabonner aux newsletters qui ne m’intéressent pas et aussi à celles où je n’ai rien demandé… Penses aussi aux dossiers spams. Cette action rejoint également le thème de l’empreinte carbone dont j’ai parlé plus haut.

Et toi, comment tu gères ta boîte mail ? C’est Tchernobyl ou bien… ?

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